HƯỚNG DẪN XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO GIÁO VIÊN NƯỚC NGOÀI

HƯỚNG DẪN XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO GIÁO VIÊN NƯỚC NGOÀI TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ

Nhu cầu tuyển dụng giáo viên nước ngoài giảng dạy tiếng Anh tại các trung tâm ngoại ngữ ở Việt Nam ngày càng tăng, kéo theo yêu cầu bắt buộc về giấy phép lao động (GPLĐ) hợp pháp. Đây là thủ tục mà cả trung tâm ngoại ngữ (bên sử dụng lao động) và giáo viên nước ngoài đều cần nắm vững, bởi việc giảng dạy khi chưa có GPLĐ hợp lệ tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính, thu hồi giấy phép hoạt động hoặc buộc trục xuất người lao động. Bài viết dưới đây hệ thống hóa các nội dung cốt lõi mà trung tâm ngoại ngữ và giáo viên nước ngoài cần chuẩn bị

1.QUY ĐỊNH PHÁP LÝ HIỆN HÀNH

Việc cấp giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài tại trung tâm ngoại ngữ hiện được điều chỉnh bởi các văn bản chính sau:

Bộ luật Lao động 2019 — quy định nguyên tắc chung về sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam (Điều 151–158).
Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 07/8/2025) — văn bản hiện hành quy định chi tiết trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ. Nghị định này đã thay thế toàn bộ Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP trước đây, với thay đổi quan trọng nhất là tích hợp thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào chung một bộ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ, thay vì hai thủ tục độc lập như trước.
Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT ngày 24/8/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo — Quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm ngoại ngữ, tin học, trong đó Điều 18 quy định cụ thể tiêu chuẩn chuyên môn bắt buộc đối với giáo viên là người nước ngoài.

★ Lưu ý quan trọng: Nghị định 219/2025/NĐ-CP là căn cứ pháp lý mới nhất, thay thế hoàn toàn khung pháp lý cũ. Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ, biểu mẫu đang sử dụng để cập nhật theo quy định mới, tránh áp dụng nhầm Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực.

2.ĐIỀU KIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG

2.1. Điều kiện chuyên môn theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT (Điều 18)

Đây là điều kiện đặc thù, riêng biệt áp dụng cho giáo viên ngoại ngữ tại trung tâm — ngoài các điều kiện chung của pháp luật lao động, giáo viên nước ngoài còn phải đáp ứng một trong các tiêu chuẩn chuyên môn sau:

Nhóm giáo viên	Tiêu chuẩn phải đạt (một trong các trường hợp)
Giáo viên là người bản ngữ	Có bằng cao đẳng trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp
Giáo viên nước ngoài (nói chung) — TH1	Có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên
Giáo viên nước ngoài (nói chung) — TH2	Có bằng cao đẳng ngoại ngữ trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp
Giáo viên nước ngoài (nói chung) — TH3	Có bằng cao đẳng trở lên (bất kỳ chuyên ngành nào) và chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ Bậc 5 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam (hoặc chứng chỉ quốc tế tương đương) và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp

Trường hợp phổ biến trên thực tế là giáo viên tốt nghiệp chuyên ngành khác (không phải sư phạm/ngôn ngữ), khi đó cần bổ sung thêm chứng chỉ giảng dạy ngoại ngữ được công nhận (ví dụ TESOL, TEFL, CELTA…) cùng chứng chỉ năng lực ngoại ngữ đạt yêu cầu để đáp ứng tiêu chuẩn thứ ba.

2.2. Điều kiện chung theo pháp luật lao động

Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận (vị trí giáo viên/chuyên gia giảng dạy).
Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế Việt Nam.
Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.
Được trung tâm ngoại ngữ tại Việt Nam tuyển dụng và đứng ra thực hiện thủ tục xin cấp GPLĐ (trừ trường hợp thuộc diện miễn GPLĐ theo quy định).

2.3. Điều kiện đối với trung tâm ngoại ngữ (bên sử dụng lao động)

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trước khi tuyển dụng giáo viên nước ngoài, trung tâm phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài — nay đã được lồng ghép chung trong hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ, giúp giảm bớt số lượng thủ tục so với trước đây. Trung tâm cần xác định rõ vị trí công việc, số lượng, trình độ, kinh nghiệm cần tuyển mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được, làm cơ sở cho cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận.

3. HỒ SƠ, TÀI LIỆU CẦN CHUẨN BỊ

Căn cứ Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ cho giáo viên nước ngoài về cơ bản bao gồm:

STT	Tài liệu	Ghi chú
1	Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài kèm đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03/PLI)	Do trung tâm ngoại ngữ lập, đã tích hợp cả hai nội dung theo quy định mới
2	Giấy đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI)	Thông tin cá nhân người lao động, vị trí công việc dự kiến
3	Hộ chiếu (bản sao có chứng thực)	Còn thời hạn sử dụng, có dấu xác nhận nhập cảnh hợp lệ vào Việt Nam
4	Giấy chứng nhận sức khỏe	Do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp tại Việt Nam hoặc nước ngoài, còn giá trị trong vòng 12 tháng
5	Phiếu lý lịch tư pháp	Cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ; có thể do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam hoặc nước ngoài cấp
6	Bằng cấp chuyên môn và chứng chỉ giảng dạy ngoại ngữ	Bản sao có công chứng; kèm bản dịch công chứng sang tiếng Việt
7	Văn bản/tài liệu chứng minh kinh nghiệm giảng dạy phù hợp (nếu có)	Xác nhận công tác từ đơn vị/trường học đã làm việc trước đó
8	02 ảnh màu (4x6cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng)	Theo quy cách hồ sơ hành chính
9	Hợp đồng lao động dự kiến hoặc văn bản thỏa thuận làm việc với trung tâm	Làm căn cứ xác định thời hạn GPLĐ
⚠ Lưu ý: Toàn bộ giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (bằng cấp, phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe…) phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Đồng thời, các giấy tờ này cần được dịch công chứng sang tiếng Việt. Đây là khâu thường phát sinh chậm trễ nhất trong thực tế do phải thực hiện tại cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài.

4.QUY TRÌNH THỰC HIỆN

Bước	Nội dung công việc	Thời hạn
1	Trung tâm ngoại ngữ xác định nhu cầu tuyển dụng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, đối chiếu điều kiện chuyên môn của giáo viên theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT	Trước khi nộp hồ sơ
2	Chuẩn bị, hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng các giấy tờ do nước ngoài cấp	Cần chủ động thực hiện sớm
3	Nộp hồ sơ đề nghị cấp GPLĐ (đã tích hợp báo cáo giải trình nhu cầu) tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi giáo viên dự kiến làm việc — có thể nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, qua ủy quyền hoặc trên Cổng Dịch vụ công	Trong khoảng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc
4	Cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cấp GPLĐ	Tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp không chấp thuận: phản hồi trong 3 ngày làm việc, nêu rõ lý do)
5	Nhận GPLĐ, ký hợp đồng lao động chính thức với trung tâm	Ngay sau khi được cấp phép
6	Theo dõi thời hạn GPLĐ để thực hiện gia hạn kịp thời	Nộp hồ sơ gia hạn trong khoảng 10–45 ngày trước ngày hết hạn

Một số điểm cần lưu ý về thời hạn:

GPLĐ cấp mới có thời hạn theo hợp đồng lao động dự kiến, tối đa không quá 02 năm.
GPLĐ chỉ được gia hạn một lần duy nhất, với thời hạn gia hạn tối đa thêm 02 năm — khác với quy định trước đây (Nghị định 152/2020/NĐ-CP) không giới hạn số lần gia hạn.
Tổng thời gian giáo viên được phép làm việc liên tục theo một lần cấp mới và một lần gia hạn tối đa là 04 năm; sau đó cần thực hiện thủ tục cấp mới.

Kinh nghiệm thực hiện: Trung tâm nên rà soát và chuẩn bị hồ sơ cho giáo viên nước ngoài tối thiểu 1–1,5 tháng trước ngày dự kiến giảng dạy, do khâu hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến, đặc biệt với giáo viên đến từ các quốc gia có ít cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam.

5.DỊCH VỤ XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CỦA APS LEGAL

Quy trình xin giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều đầu việc: rà soát điều kiện chuyên môn theo quy định của ngành giáo dục, chuẩn bị và hợp pháp hóa hồ sơ nước ngoài, làm việc với cơ quan quản lý lao động địa phương. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên tư vấn có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực lao động nước ngoài và giáo dục, APS LEGAL hỗ trợ trung tâm ngoại ngữ và giáo viên nước ngoài trong toàn bộ quá trình này, bao gồm:

Rà soát, đánh giá điều kiện của giáo viên nước ngoài theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT trước khi triển khai hồ sơ, giúp hạn chế rủi ro hồ sơ bị từ chối.
Tư vấn, soạn thảo và chuẩn hóa bộ hồ sơ đề nghị cấp/gia hạn/cấp lại giấy phép lao động theo đúng quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Hỗ trợ hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đối với giấy tờ do nước ngoài cấp.
Đại diện trung tâm làm việc với cơ quan quản lý lao động trong quá trình nộp và theo dõi hồ sơ.
Tư vấn theo dõi thời hạn giấy phép lao động và chủ động thực hiện thủ tục gia hạn đúng thời điểm quy định.

APS LEGAL cập nhật liên tục các thay đổi pháp luật trong lĩnh vực lao động và giáo dục để đảm bảo hồ sơ của khách hàng luôn được chuẩn bị theo đúng quy định hiện hành, giảm thiểu rủi ro chậm trễ hoặc bị trả hồ sơ trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

CÔNG TY LUẬT TNHH APS
📞 Hotline/Zalo: 0909 888 692
📞Hotline/Zalo 24/7: 0973 965 842
📧 Email: contact@apslegal.vn
🌐 Website: www.apslegal.vn

📍 Trụ sở chính: 58/22/13 Phan Chu Trinh, P. Bình Thạnh, TP.HCM